KI, die einenAblauf übernimmt– nicht nur redet.
Wir bauen KI-Systeme einzeln für den Vorgang, den sie übernehmen sollen: Anfragen entgegennehmen, E-Mails einordnen und beantworten, Dokumente durchsuchbar machen. Kein Standardprodukt, das nachträglich passend gemacht wird.
Die Frage ist nicht ob KI, sondern welcher Ablauf
KI wird selten dort nützlich, wo sie beeindruckt, sondern dort, wo jeden Tag dieselbe Handbewegung passiert.
In fast jedem Betrieb gibt es Vorgänge, die sich wiederholen und trotzdem jedes Mal jemanden binden: die gleiche Frage per E-Mail, die Terminanfrage, die eingeordnet und weitergegeben werden muss, die Auskunft, die eigentlich in einem Dokument steht, das niemand mehr findet. Zusammen ergibt das keine dramatische Zahl im Monatsabschluss, aber es ist der Grund, warum Dinge liegen bleiben.
Genau da setzen wir an – und zwar an einem konkreten Ablauf, nicht an „dem Unternehmen“. Wir schauen uns an, was heute wie passiert, wo die Entscheidung fällt und woran sie hängt. Daraus wird ein System gebaut, das diesen einen Vorgang übernimmt und sauber an die Stelle zurückgibt, an der ein Mensch gebraucht wird.
Dass jedes System einzeln entsteht, ist dabei Absicht. Eine fertige Plattform zwingt Ihre Abläufe in eine fremde Form und bringt Funktionen mit, die Sie nie anfassen. Umgekehrt ist es sinnvoller: Der Ablauf steht fest, das System richtet sich danach.
Vier Bausteine
Meist kommt ein Projekt mit einem davon zu uns und wächst dann in die anderen hinein.
KI-Agenten für Abläufe
Ein Agent nimmt einen Vorgang von Anfang bis Ende: Anfrage entgegennehmen, einordnen, die nötigen Angaben zusammentragen, den nächsten Schritt auslösen. Wo eine Entscheidung Folgen hat, fragt er nach, statt sie selbst zu treffen.
E-Mails und Anfragen
Eingehende Nachrichten werden gelesen, sortiert und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Für wiederkehrende Fälle entsteht ein Antwortentwurf, den jemand nur noch freigibt – der Posteingang ist morgens vorsortiert statt unberührt.
Eigener Assistent auf Ihren Dokumenten
Verträge, Richtlinien, Protokolle, Handbücher: Ein Assistent, der nur Ihre Unterlagen kennt, beantwortet Fragen daraus und nennt die Stelle, auf die er sich stützt. Kein Suchen in Ordnern, die seit Jahren gewachsen sind.
Anbindung an Ihre Software
Ein System, das neben Ihren Programmen steht, hilft wenig. Wo eine Schnittstelle vorhanden ist, binden wir an: Kalender, Postfach, Warenwirtschaft, CRM. Ob das bei Ihnen geht, prüfen wir vor dem Angebot – nicht danach.
Unternehmen und Praxen
Betriebe mit viel Schriftverkehr
Handwerk, Handel, Dienstleistung: überall dort, wo Anfragen über mehrere Kanäle hereinkommen und jemand sie von Hand sortiert, bevor überhaupt gearbeitet wird.
Arztpraxen und Gesundheitsbetriebe
Terminanfragen, Rückrufwünsche, wiederkehrende Auskünfte, interne Unterlagen. Sobald Patientendaten berührt werden, gelten strengere Regeln – dazu unten mehr, und zwar bevor gebaut wird. Eigene Seite für Praxen → Eigene Seite für Pflegedienste →
Organisationen mit gewachsenem Wissen
Wenn die Antwort auf eine Frage in einem Dokument steht, das nur zwei Personen finden, ist das kein Ablageproblem, sondern ein Engpass. Ein Assistent auf diesen Unterlagen löst ihn.
Wann es sich nicht lohnt
Wenn ein Vorgang selten vorkommt, jedes Mal anders aussieht oder ohnehin in zwei Minuten erledigt ist, sagen wir das. Ein System, das mehr Pflege kostet als es spart, ist kein gutes Projekt.
Wo Ihre Daten liegen
Auf dieser Seite steht bewusst kein pauschaler Satz dazu – die ehrliche Antwort hängt vom Aufbau ab.
Weil jedes System einzeln gebaut wird, unterscheidet sich auch, welche Komponenten beteiligt sind und wo sie laufen. Manche Projekte laufen vollständig in einem Rechenzentrum in der EU, andere auf Ihrer eigenen Infrastruktur, wieder andere nutzen Dienste, die Sie ohnehin schon einsetzen. Ein Anbieter, der Ihnen vor dem ersten Gespräch „100 % DSGVO“ zusichert, weiß zu diesem Zeitpunkt noch gar nicht, was er bauen soll.
Deshalb gehört zum Konzept ein Abschnitt, der genau das festhält: welche Daten das System verarbeitet, wo sie dabei liegen, wer darauf Zugriff hat und was im Fehlerfall passiert. Sie lesen das, bevor gebaut wird – und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gehört dazu, wenn wir Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten.
Für Praxen gilt zusätzlich: Patientendaten sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO, und die Schweigepflicht nach § 203 StGB bindet auch mitwirkende Dienstleister. Das ist kein Ausschlussgrund, aber ein Grund, den Umfang vorher genau abzustecken – oft lässt sich ein Vorhaben so zuschneiden, dass es organisatorisch hilft, ohne Patientendaten zu berühren.
Vom Ablauf zum laufenden System
Den Vorgang ansehen
Welcher Ablauf soll übernommen werden, wie läuft er heute, wo fällt die Entscheidung und woran hängt sie? Dafür reicht meist ein Gespräch und ein Blick auf ein paar echte Fälle.
Konzept
Was das System tut, was es ausdrücklich nicht tut, woran es angebunden wird, welche Daten es sieht und wo sie liegen. Sie lesen das und entscheiden, bevor gebaut wird.
Aufbau und Test mit echten Fällen
Getestet wird nicht an ausgedachten Beispielen, sondern an Ihren eigenen Vorgängen – und zwar so lange im Entwurfsmodus, bis die Ergebnisse verlässlich sind.
Inbetriebnahme
Das System geht in Betrieb, Ihr Team wird eingewiesen, und es bleibt nachvollziehbar, was wann passiert ist. Was danach an Betreuung sinnvoll ist, vereinbaren wir getrennt.
Was Kunden vorher fragen
Nein. Jedes System wird für den Ablauf gebaut, den es übernehmen soll – wir setzen kein Standardprodukt auf, das dann irgendwie passend gemacht wird. Das dauert am Anfang länger, hat aber den Vorteil, dass Sie keine Funktionen mitbezahlen, die Sie nie benutzen, und dass sich das System an Ihre Abläufe anpasst statt umgekehrt.
Das wird pro Projekt entschieden und vorher schriftlich festgehalten – je nach Anforderung auf Servern in der EU oder in Ihrer eigenen Infrastruktur. Welche Komponenten beteiligt sind, wo sie stehen und welche Daten sie verarbeiten, steht im Konzept, bevor gebaut wird. Einen pauschalen Satz dazu finden Sie auf dieser Seite bewusst nicht, weil die ehrliche Antwort vom Aufbau abhängt.
In der Regel ja – entscheidend ist, ob Ihr System eine Schnittstelle anbietet und welche Rechte wir darauf bekommen. Das prüfen wir vor dem Angebot, nicht danach. Wenn keine Schnittstelle existiert, gibt es oft einen Weg über Export und Import; dann sagen wir Ihnen aber auch, wo dieser Weg an seine Grenzen kommt.
Für organisatorische Abläufe ja – Terminanfragen, Rückrufe, wiederkehrende Auskünfte, interne Dokumente. Sobald Patientendaten im Spiel sind, gelten andere Regeln: besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Das heißt nicht, dass es nicht geht, sondern dass Umfang, Auftragsverarbeitungsvertrag und Datenfluss vorher sauber geklärt werden müssen. Wir sagen Ihnen offen, wenn ein Vorhaben diesen Aufwand nicht wert ist.
Das hängt daran, wie viele Abläufe es übernimmt und woran es angebunden wird – ein Assistent auf Ihren eigenen Dokumenten ist etwas anderes als ein Agent, der Anfragen entgegennimmt, einordnet und in Ihr System schreibt. Nach dem ersten Gespräch bekommen Sie ein Angebot mit klarem Umfang, keinen Stundenzettel.
Damit wird von vornherein gerechnet. Kritische Schritte laufen nicht ohne Freigabe durch einen Menschen, Antworten gehen als Entwurf statt direkt raus, und es ist nachvollziehbar, was das System wann getan hat. Wo ein Fehler teuer wäre, bauen wir lieber eine Rückfrage ein als eine automatische Entscheidung.
Weiter im Angebot
Welcher Ablauf frisst Ihre Zeit?
Beschreiben Sie einen Vorgang, der sich bei Ihnen täglich wiederholt. Wir sagen Ihnen, ob sich dafür ein System lohnt – und wenn nicht, auch das. Antwort innerhalb von 24 Stunden, kostenlos und unverbindlich.