Krankmeldungen im Pflegedienst:
schneller bei der Einsatzleitung.

In vielen ambulanten Diensten beginnt der Tag mit dem Telefon: Jemand ist krank, die erste Tour startet bald, und die Einsatzleitung muss umplanen. Das Problem ist selten die Krankmeldung selbst – sondern dass sie unvollständig, spät oder auf dem falschen Weg ankommt. So lässt sich das digital ordnen.

Was eine gute Krankmeldung enthält

Für die Umplanung braucht die Einsatzleitung nur wenige Angaben – aber alle auf einmal:

• wer ausfällt und ab wann,
• voraussichtlich bis wann,
• welche Tour oder welche Einsätze betroffen sind,
• ob die Krankmeldung (AU) nachgereicht wird.

Eine Diagnose gehört nicht dazu. Je weniger Gesundheitsangaben ein System erfasst, desto besser.

Warum per Chat statt Anruf?

Ein Anruf um 5:45 Uhr erreicht oft niemanden, eine Sprachnachricht wird überhört, ein Zettel liegt im falschen Fach. Ein digitaler Assistent nimmt die Meldung jederzeit auf, fragt die fehlenden Angaben nach und informiert sofort die Einsatzleitung. Die Entscheidung, wer übernimmt, trifft weiterhin ein Mensch.

WhatsApp für Mitarbeiter – aber nicht privat

Viele Teams melden sich ohnehin per WhatsApp. Aus Datenschutzsicht sollte das nicht über private Handys und die normale App laufen. Besser ist die WhatsApp Business Platform über einen Anbieter mit EU-Hosting und Auftragsverarbeitungsvertrag – mit Einwilligung der Mitarbeiter und ohne Gesundheitsangaben in der Nachricht.

Auch für Angehörige und Neuanfragen

Dieselbe Technik hilft im Büro: Fragen von Angehörigen werden aufgenommen und sortiert, Neuanfragen kommen mit Bezirk und Pflegegrad-Status an. Wichtig ist der klare Hinweis, dass ein digitaler Assistent antwortet – das verlangt die EU-KI-Verordnung seit August 2026 – und dass er im Notfall sofort auf 112 verweist.

Was der Pflegedienst vertraglich braucht

Pflegekräfte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Ein externer Dienstleister muss deshalb eine Verschwiegenheitsverpflichtung unterschreiben – zusätzlich zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Assistent ergänzt Pflegesoftware und Telematikinfrastruktur, er ersetzt sie nicht.

So fangen Sie an

1. Festlegen, welche Angaben eine Krankmeldung braucht – und wer sie bekommt.
2. Einen Weg wählen: Chat auf der Website, WhatsApp Business Platform oder beides.
3. AV-Vertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung mit dem Dienstleister abschließen.
4. Team informieren: Die offizielle Krankmeldung bleibt wie gewohnt.
5. Nach vier Wochen gemeinsam prüfen, was gut läuft und was fehlt.