Online-Terminbuchung für die Praxis:
Worauf es ankommt.

Viele Patienten möchten ihren Termin lieber abends am Handy buchen als morgens in der Warteschleife. Für die Praxis ist das eine Chance – wenn die Buchung zu den eigenen Abläufen passt. Diese Punkte entscheiden, ob Online-Termine Ihr Team entlasten oder neue Arbeit machen.

Nicht jeder Termin gehört online

Gut geeignet sind planbare Termine: Kontrolltermine, Impfungen, Vorsorge, Folgetermine, Erstgespräche mit fester Dauer. Akutsprechstunde, Notfälle und Termine, bei denen die Ärztin vorher entscheiden muss, bleiben besser bei Telefon und Tresen. Legen Sie fest, welche Terminarten online freigegeben sind – und wie viele Plätze pro Tag.

Terminart per Auswahl, nicht per Freitext

Ein Feld „Grund des Besuchs“ lädt dazu ein, Beschwerden ausführlich zu beschreiben. Besser ist eine kurze Auswahl („Kontrolle“, „Impfung“, „Vorsorge“). Das hält die Daten sparsam – schon ein Terminwunsch kann nach der DSGVO ein Gesundheitsdatum sein – und Ihr Team weiß sofort, wie lange der Termin dauert.

Erinnerung und einfache Absage

Eine Erinnerung vor dem Termin hilft, dass Patienten kommen oder rechtzeitig absagen. Wichtig: Die Absage muss genauso einfach sein wie die Buchung, sonst bleibt der Platz leer. Für Erinnerungen per SMS oder WhatsApp holen Sie die Einwilligung ein; der Text nennt nur Tag und Uhrzeit, nicht die Fachrichtung oder den Grund.

Was mit Notfällen passiert

Eine Buchungsseite darf Menschen mit akuten Beschwerden nicht in einen Termin in drei Wochen schicken. Ein fester Hinweis gehört dazu: im Notfall 112, außerhalb der Sprechzeiten der ärztliche Bereitschaftsdienst 116 117.

Datenschutz und Vertrag

Wer die Buchung technisch betreibt, arbeitet für Ihre Praxis als Auftragsverarbeiter: Sie brauchen einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO und – wegen der Schweigepflicht – eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB. Hosting in der EU und feste Löschfristen gehören dazu.

Checkliste für den Start

1. Terminarten und Online-Kontingent pro Tag festlegen.
2. Auswahl statt Freitext, keine Fragen zu Beschwerden.
3. Bestätigung sofort, Erinnerung vorher, Absage mit einem Klick.
4. Notfall-Hinweis mit 112 und 116 117 sichtbar platzieren.
5. AV-Vertrag, § 203-Verpflichtung, EU-Hosting, Löschfristen.
6. Datenschutzerklärung der Praxis ergänzen, Team einweisen.